Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist:

VICRONIX – Inh. David Crump
Hausotterstraße 26
13409 Berlin
Deutschland

eMail: hello@vicronix.de
Telefon: +49 176 64409365

Wir verarbeiten nur Daten, die für einen festgelegten Zweck erforderlich sind, schützen sie durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und löschen oder anonymisieren sie, sobald Zweck und Aufbewahrungspflichten entfallen.

Je nach Vorgang beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), auf einem Vertrag oder vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf unseren berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Berechtigte Interessen sind insbesondere der sichere und stabile Betrieb unserer Systeme, die Abwehr von Missbrauch, die Fehleranalyse, eine effiziente Kommunikation und die bedarfsgerechte Verbesserung unserer Angebote.

Unsere produktiven geschäftlichen Websites, Webanwendungen und zentralen Systeme werden über Hostinger in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben. Je nach Dienst und technischer Verfügbarkeit verwenden wir Standorte in Deutschland oder Frankreich.

Beim Abruf eines Angebots verarbeitet die Hosting-Infrastruktur insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Antwortstatus und technische Kennungen. Dies ist zur Auslieferung, Stabilität, Kapazitätsplanung und Abwehr von Angriffen erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei vertraglich genutzten Diensten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Entwicklungsserver werden getrennt von produktiven Kundensystemen betrieben. Sie sind nicht für echte produktive Kundendaten vorgesehen. Testende Personen können dort dennoch technische Protokolldaten erzeugen. Community-Server werden auf gesonderter Infrastruktur von ZAP-Hosting betrieben; Einzelheiten finden Sie im Abschnitt „Community-Server“.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Hostinger und Datenschutzhinweise von ZAP-Hosting.

Zur Erkennung von Störungen, Kapazitätsproblemen und Angriffen führen wir technische Server- und Anwendungsprotokolle zusammen. Verarbeitet werden je nach Ereignis IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufener Pfad, Antwortstatus, Referrer, Browser- und Geräteangaben, Dienst- oder Containerkennung sowie technische Fehler- und Leistungsdaten.

Normale Betriebsprotokolle werden grundsätzlich nach sieben Tagen gelöscht. Daten zu einem konkreten Sicherheits- oder Fehlerfall können ausnahmsweise länger gespeichert werden, solange dies zur Aufklärung, Behebung, Abwehr weiterer Angriffe oder zur Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, verfügbaren und nachvollziehbaren Betrieb unserer Angebote.

Unsere Angebote verwenden technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen, wenn dies für Anmeldung, Sitzungssteuerung, Sicherheit, Spracheinstellungen oder eine ausdrücklich gewünschte Funktion erforderlich ist. Der Zugriff auf Ihr Endgerät richtet sich dabei nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Funktion auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Nicht notwendige Cookies oder Funktionen werden nur eingesetzt, wenn eine wirksame Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Die Reichweitenanalyse mit Umami erfolgt in der eingesetzten Standardkonfiguration ohne Cookies. Der Support-Chat Crisp verwendet eigene funktionale Cookies; Einzelheiten und Speicherdauer finden Sie im Abschnitt „Support-Chat“.

Wir verwenden eine selbst gehostete Instanz der Open-Source-Software Umami, um Nutzung und Reichweite unserer öffentlichen produktiven Websites und Subdomains zu verstehen und unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern. Beta-, Entwicklungs- und private Administrationsbereiche sind von dieser Analyse ausgenommen.

Erfasst werden Seitenadresse und Seitentitel, Referrer, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, ungefähres Land, anonyme Sitzungs- und Besuchsdaten sowie von uns definierte Interaktionsereignisse, die keine Formular-, Chat- oder sonstigen Inhaltsdaten enthalten. Umami setzt dabei keine Analyse-Cookies. IP-Adresse und User-Agent werden technisch zur Bildung einer anonymen Sitzungskennung verwendet; die rohe IP-Adresse wird nicht im Analysedatensatz gespeichert.

Die Analysedaten verbleiben auf unserer EU-basierten Infrastruktur, werden nicht zur Erstellung personenbezogener Profile genutzt und nach 30 Monaten gelöscht oder dauerhaft anonymisiert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer datensparsamen Reichweitenmessung, Fehlererkennung und Verbesserung unserer öffentlichen Angebote. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Weitere Informationen: Dokumentation von Umami.

Wenn Sie uns per eMail, Formular oder über eine innerhalb unserer Angebote bereitgestellte Kontaktfunktion schreiben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben. Dazu können Name, Kontaktdaten, Betreff, Nachricht, Anhänge, Zeitpunkt und technische Zustellinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen geht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer effizienten und nachvollziehbaren Kommunikation. Eine ausdrücklich einwilligungsabhängige Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Unsere geschäftliche eMail-Infrastruktur wird selbst verwaltet und auf EU-basierter Hosting-Infrastruktur betrieben. Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Vertrags-, Nachweis- oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe mehr bestehen.

Zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Verträgen sowie zur Bereitstellung von GRID verarbeiten wir erforderliche Stamm-, Kontakt-, Vertrags-, Projekt-, Konto-, Nutzungs-, Abrechnungs- und Kommunikationsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Steuer- und handelsrechtlich notwendige Unterlagen verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Operative Kunden- und Projektdaten werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Ende der Geschäftsbeziehung gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht mehr zur Übergabe, Nachbetreuung oder Rechtsverteidigung benötigt werden. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen betragen je nach Dokument regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre. Maßgeblich sind insbesondere § 147 AO und § 257 HGB.

Für Einrichtungshilfe, Support und servicebezogene Kommunikation verwenden wir Crisp, angeboten von Crisp IM SAS, Frankreich. Wenn Crisp auf einer dafür vorgesehenen Seite geladen oder der Chat genutzt wird, können Name, eMail-Adresse, Telefonnummer und weitere freiwillige Kontaktdaten, Nachrichten und Anhänge, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seite, Zeitpunkt, Konto- oder Projektbezug, Supportverlauf, Segmente und von uns hinterlegte Serviceattribute verarbeitet werden.

Wir verwenden Crisp-Funktionen zur Einrichtung, Beantwortung, Zuordnung, Automatisierung, Qualitätssicherung und Auswertung von Supportvorgängen. Dazu gehören Hugo AI und Magic Browse. Hugo AI kann den für eine Anfrage notwendigen Gesprächs- und Hilfekontext verarbeiten, um Antworten, Zusammenfassungen oder eine Weiterleitung vorzubereiten. Sie können jederzeit die Bearbeitung durch eine Person verlangen. Es finden keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.

Magic Browse ermöglicht autorisierten Supportmitarbeitenden, den aktuellen Zustand der von Ihnen geöffneten Seite im Rahmen einer konkreten Supportanfrage einzusehen, um Sie schrittweise zu unterstützen. Die Funktion wird nicht dazu eingesetzt, Passwörter, Zahlungsdaten oder sachfremde Inhalte zu erfassen. Bitte übermitteln Sie im Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich und vereinbart ist.

Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung erforderlich ist, andernfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem schnellen, kontextbezogenen Support. Soweit für das Laden oder eine optionale Funktion eine Einwilligung erforderlich ist, sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlagen.

Crisp verwendet funktionale Cookies mit einer regulären Speicherdauer von sechs Monaten. Supportinhalte werden bis zur Erledigung der Anfrage und – bei einem bestehenden Kundenverhältnis – solange gespeichert, wie sie für den nachvollziehbaren Support benötigt werden. Danach werden sie nach unseren Löschregeln gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Vertrags-, Nachweis- oder gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Crisp und Cookie-Hinweise von Crisp.

Für vereinbarte Video- und Supporttermine nutzen wir Whereby Embedded. Die Benutzeroberfläche rund um den Termin ist in GRID eingebettet; die eigentliche Videokonferenz wird jedoch von Whereby AS, Norwegen, als externer Dienst bereitgestellt.

Verarbeitet werden können Termin- und Raumdaten, ein freiwillig angegebener Anzeigename, IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, Verbindungs- und Qualitätsdaten sowie während des Termins übertragene Audio-, Video- und Chatdaten. Audio- und Videoinhalte werden von uns nicht aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert, sofern eine Aufzeichnung nicht im Einzelfall ausdrücklich angekündigt und aktiviert wird.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Termine, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an einer direkten und sicheren Fernkommunikation. Norwegen gehört zum Europäischen Wirtschaftsraum.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Whereby und Datenverarbeitungsvereinbarung von Whereby.

Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler verwenden wir eine selbst gehostete Fehleranalyse auf unserer EU-basierten Infrastruktur. Je nach Fehler werden Fehlertyp und -meldung, Stacktrace, aufgerufener Pfad, Zeitpunkt, Browser- und Geräteangaben sowie technische Anfrage- oder Kontokennungen verarbeitet, sofern diese im konkreten Fehlerkontext vorhanden sind.

Die Übermittlung personenbezogener Inhalte ist standardmäßig deaktiviert. Fehlerdaten werden grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht. Für einen konkreten, noch offenen Fehler- oder Sicherheitsfall können erforderliche Ausschnitte bis zur abschließenden Behebung und Dokumentation länger aufbewahrt werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Stabilität, Sicherheit und fortlaufenden Verbesserung unserer Anwendungen.

Wir analysieren sicherheitsrelevante Ereignisse automatisiert, um Angriffe, automatisierten Missbrauch und unberechtigte Zugriffe zu erkennen und abzuwehren. Dabei können auffällige IP-Adressen, Zeitstempel, angegriffener Dienst, erkannte Angriffsmuster, technische Kontextdaten sowie die daraus abgeleitete Sperrentscheidung verarbeitet werden.

Hierfür nutzen wir CrowdSec. Sicherheitsentscheidungen und die zugehörigen technischen Indikatoren können mit der CrowdSec-Infrastruktur abgeglichen oder dorthin übermittelt werden, damit bekannte Angriffe gemeinschaftlich erkannt werden. Für die gemeinschaftlich verarbeiteten kontextualisierten IP-Adressen beschreibt CrowdSec eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit den Mitgliedern seines Netzwerks; über die konkrete Sperre auf unseren Systemen entscheiden wir. Eine automatische Sperre begrenzt ausschließlich den technischen Zugriff auf unsere Systeme und entfaltet keine rechtliche oder vergleichbar erhebliche Wirkung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind die Netzwerk- und Informationssicherheit, der Schutz von Kunden- und Unternehmensdaten sowie die Abwehr von Betrug und Missbrauch. Lokale Ereignisse unterliegen den im Abschnitt „Serverprotokolle“ beschriebenen Fristen. CrowdSec speichert IP-Adressen, von denen ein Angriff ausging, nach eigenen Angaben grundsätzlich höchstens drei Monate in vollständiger Form und verringert danach schrittweise ihren Personenbezug.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von CrowdSec.

Zum Schutz vor Datenverlust erstellen wir verschlüsselte Backups produktiver Systeme. Die Sicherungen werden verschlüsselt an Cloudflare R2 übertragen und für eine Speicherung innerhalb der EU-Datenjurisdiktion konfiguriert. Cloudflare verarbeitet die verschlüsselten Sicherungsobjekte als Infrastruktur- und Auftragsverarbeiter.

Backups folgen einem rollierenden Sicherungs- und Löschkonzept. Wird ein Datensatz im Primärsystem gelöscht, kann eine verschlüsselte Kopie bis zum planmäßigen Ablauf des jeweiligen Sicherungsstands enthalten bleiben. Eine Wiederherstellung erfolgt nur bei einem technischen Ausfall, Sicherheitsvorfall oder einer notwendigen Datenwiederherstellung; anschließend greifen die regulären Löschregeln erneut.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO sowie – bei gesetzlich aufzubewahrenden Unterlagen – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Cloudflare.

Wir betreiben kostenfrei nutzbare Community-Server für ARK: Survival Ascended, 7 Days to Die, Minecraft, Hytale und Enshrouded sowie einen privaten World of Warcraft-Server. Diese Systeme werden von unseren geschäftlichen Produktivsystemen getrennt auf Infrastruktur von ZAP-Hosting betrieben.

Bei der Nutzung können IP-Adresse, Verbindungszeit, Plattform-, Konto-, Spieler- und Charaktername oder -kennung, Spielstand, Welt- und Gameplaydaten, Chatnachrichten, technische Server- und Anti-Cheat-Protokolle sowie Moderations-, Verwarnungs- und Sperrinformationen verarbeitet werden. Welche Daten konkret anfallen, hängt vom jeweiligen Spiel und der verwendeten Plattform ab.

Wir verarbeiten diese Daten zur Bereitstellung des Servers, Speicherung des Spielfortschritts, Multiplayer-Koordination, Fehlerbehebung, Moderation sowie zur Abwehr von Betrug, Cheating, Belästigung und technischen Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die angeforderte Servernutzung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit, Stabilität und faire Community-Regeln.

Verbindungs- und technische Sicherheitsprotokolle werden gelöscht, sobald sie für Betrieb und Schutz nicht mehr erforderlich sind. Spielstände bestehen grundsätzlich für die aktive Laufzeit der jeweiligen Welt oder Teilnahme. Moderations- und Sperrdaten können solange aufbewahrt werden, wie dies zur Durchsetzung einer Maßnahme, zum Schutz der Community oder zur Verteidigung von Ansprüchen erforderlich ist. Spiel- und Plattformanbieter verarbeiten Daten nach ihren eigenen Bedingungen, wenn Sie deren Konten, Software oder Authentifizierung nutzen.

Innerhalb von VICRONIX erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für ihre jeweilige Aufgabe benötigen. Externe Empfänger sind – soweit für den konkreten Vorgang erforderlich – insbesondere Hosting- und Speicheranbieter, Kommunikations- und Supportdienste, Videokonferenzanbieter, Sicherheitsdienste, Steuer- und Rechtsberatung, Zahlungs- oder Abrechnungsstellen sowie Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung.

Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und, soweit sie in unserem Auftrag handeln, durch Verträge nach Art. 28 DSGVO gebunden. Einige Anbieter können technische Unterauftragnehmer einsetzen oder einzelne Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht, stützen wir solche Übermittlungen insbesondere auf EU-Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen. Einzelheiten und Kopien verfügbarer Garantien können Sie über die oben genannten Kontaktdaten anfordern.

Die EU-basierte Speicherung unserer Kernsysteme bedeutet daher nicht, dass bei jeder optionalen Kommunikations-, Sicherheits- oder Supportfunktion ausnahmslos jede technische Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU stattfindet.

Sofern in dieser Erklärung keine feste Frist genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur solange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrung, laufende Vertragsabwicklung, Einwilligung oder notwendige Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegensteht.

Wesentliche Regelfristen sind: sieben Tage für normale Betriebsprotokolle, 90 Tage für Fehlerdaten, 30 Monate für Umami-Analysedaten, sechs Monate für Crisp-Funktionscookies, grundsätzlich sechs Monate für operative Kunden- und Projektdaten nach Vertragsende sowie sechs Monate für Bewerbungsdaten nach Abschluss des Verfahrens. Steuer- und handelsrechtliche Unterlagen werden abhängig von ihrer Art regelmäßig sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die für die Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Daten. Dazu gehören insbesondere Name und Kontaktdaten, Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikationen sowie die zugehörige Kommunikation.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für eine freiwillige Aufnahme in einen Bewerberpool ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage; die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens löschen wir die Daten spätestens sechs Monate nach Mitteilung der Entscheidung, sofern keine gesetzlichen Pflichten, Rechtsansprüche oder eine wirksame Einwilligung in eine längere Speicherung entgegenstehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an hello@vicronix.de. Damit wir Daten nicht an Unbefugte herausgeben oder verändern, können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für uns ist insbesondere zuständig:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
eMail: mailbox@datenschutz-berlin.de
www.datenschutz-berlin.de

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Verarbeitung, unsere Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter dieser Adresse verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir zusätzlich, soweit dies gesetzlich erforderlich oder nach Art der Änderung angemessen ist.

The controller responsible for the processing described in this notice is:

VICRONIX – Proprietor David Crump
Hausotterstraße 26
13409 Berlin
Germany

eMail: hello@vicronix.de
Phone: +49 176 64409365

We process only data required for a defined purpose, protect it with appropriate technical and organisational measures, and delete or anonymise it when its purpose and applicable retention obligations cease to apply.

Depending on the activity, processing is based on your consent (Art. 6(1)(a) GDPR), a contract or steps taken before entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR), a legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR), or our legitimate interests (Art. 6(1)(f) GDPR). Our legitimate interests include the secure and stable operation of our systems, prevention of misuse, error analysis, efficient communication, and needs-based improvement of our services.

Our production business websites, web applications and central systems are hosted through Hostinger in data centres within the European Union. Depending on the service and technical availability, we use locations in Germany or France.

When a service is accessed, the hosting infrastructure processes in particular the IP address, date and time, requested address, amount of data transferred, referrer, browser, operating system, response status and technical identifiers. This is necessary for delivery, stability, capacity planning and attack prevention. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR and, for services used under a contract, additionally Art. 6(1)(b) GDPR.

Development servers are operated separately from production customer systems. They are not intended for real production customer data. People testing them may nevertheless generate technical log data. Community servers run on separate infrastructure provided by ZAP-Hosting; details are set out in the “Community servers” section.

Further information: Hostinger Privacy Policy and ZAP-Hosting Privacy Policy.

We consolidate technical server and application logs to detect faults, capacity problems and attacks. Depending on the event, the data may include IP address, timestamp, requested path, response status, referrer, browser and device information, service or container identifier, and technical error and performance data.

Ordinary operational logs are generally deleted after seven days. Data relating to a specific security incident or error may exceptionally be retained for longer where required to investigate and remedy the event, prevent further attacks, or establish, exercise or defend legal claims.

The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the secure, available and traceable operation of our services.

Our services use technically necessary cookies or comparable storage mechanisms where required for authentication, session control, security, language settings, or a function expressly requested by you. Access to your device is governed by Section 25(2)(2) TDDDG; subsequent processing of personal data is based, depending on the function, on Art. 6(1)(b) or (f) GDPR.

Non-essential cookies or functions are used only with valid consent under Section 25(1) TDDDG and Art. 6(1)(a) GDPR. You may withdraw your consent at any time with effect for the future.

Audience analytics with Umami operates without cookies in the standard configuration used by us. Crisp support chat uses its own functional cookies; details and retention are provided in the “Support chat” section.

We use a self-hosted instance of the open-source Umami software to understand usage and audience reach across our public production websites and subdomains and to improve our services technically and editorially. Beta, development and private administration areas are excluded from this analysis.

We collect page address and title, referrer, time, browser, operating system, device type, approximate country, anonymous session and visit data, and interaction events defined by us that do not contain form, chat or other content data. Umami does not set analytics cookies. The IP address and user agent are used technically to form an anonymous session identifier; the raw IP address is not stored in the analytics dataset.

Analytics data remains on our EU-based infrastructure, is not used to build personal profiles, and is deleted or permanently anonymised after 30 months. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is privacy-friendly audience measurement, error detection and improvement of our public services. You may object to this processing at any time on grounds relating to your particular situation.

Further information: Umami documentation.

If you contact us by eMail, form or a contact function provided within our services, we process the information you submit. This may include your name, contact details, subject, message, attachments, time, and technical delivery information.

We process this data to handle your request. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where the communication concerns a contract or pre-contractual steps; otherwise, it is Art. 6(1)(f) GDPR based on our interest in efficient and traceable communication. Processing that expressly depends on consent is based on Art. 6(1)(a) GDPR.

We manage our business eMail infrastructure ourselves on EU-based hosting infrastructure. Requests are deleted when they have been conclusively handled and there are no remaining contractual, evidentiary or statutory retention grounds.

To prepare, perform and terminate contracts and provide GRID, we process the necessary master, contact, contract, project, account, usage, billing and communication data. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. We process records required under tax and commercial law pursuant to Art. 6(1)(c) GDPR.

Operational customer and project data is generally deleted or anonymised no later than six months after the business relationship ends, unless it remains necessary for handover, follow-up support or the defence of legal claims. Statutory retention periods are commonly six, eight or ten years, depending on the document. In particular, Section 147 of the German Fiscal Code and Section 257 of the German Commercial Code apply.

We use Crisp, provided by Crisp IM SAS, France, for setup assistance, support and service-related communication. If Crisp is loaded on an eligible page or you use the chat, it may process your name, eMail address, telephone number and other contact details you provide voluntarily, messages and attachments, IP address, browser and device information, page visited, time, account or project context, support history, segments and service attributes assigned by us.

We use Crisp features to set up, answer, route, automate, quality-check and analyse support cases. These include Hugo AI and Magic Browse. Hugo AI may process the conversation and help context necessary for a request to prepare answers, summaries or routing. You may request human handling at any time. No decision producing legal or similarly significant effects is made solely by automated means.

Magic Browse allows authorised support personnel to view the current state of the page you have open in the context of a specific support request, so they can guide you step by step. It is not used to collect passwords, payment details or unrelated content. Please do not submit special categories of personal data in the chat unless this is expressly necessary and agreed.

Processing is based on Art. 6(1)(b) GDPR where it is required for pre-contractual steps or performance of a contract; otherwise, it is based on Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is fast, contextual support. Where consent is required to load the service or an optional function, Section 25(1) TDDDG and Art. 6(1)(a) GDPR are the legal bases.

Crisp uses functional cookies with a regular lifetime of six months. Support content is retained until the request has been resolved and, during an existing customer relationship, for as long as it is required to provide traceable support. It is then deleted or anonymised under our deletion rules unless contractual, evidentiary or statutory grounds require further retention.

Further information: Crisp Privacy Policy and Crisp Cookie Policy.

We use Whereby Embedded for scheduled video and support meetings. The interface surrounding the meeting is embedded in GRID, but the video conference itself is provided as an external service by Whereby AS, Norway.

The data processed may include meeting and room data, a display name provided voluntarily, IP address, browser and device information, connection and quality data, and audio, video and chat data transmitted during the meeting. We do not record or permanently store audio or video content unless recording is expressly announced and enabled for the individual meeting.

The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR for pre-contractual or contractual meetings; otherwise, it is Art. 6(1)(f) GDPR based on our interest in direct and secure remote communication. Norway is part of the European Economic Area.

Further information: Whereby Privacy Policy and Whereby Data Processing Agreement.

We use self-hosted error analysis on our EU-based infrastructure to detect and remedy technical faults. Depending on the error, this may process the error type and message, stack trace, requested path, time, browser and device details, and technical request or account identifiers where present in the particular error context.

The transmission of personal content is disabled by default. Error data is generally deleted after 90 days. Required extracts relating to a specific unresolved error or security incident may be retained until the issue has been conclusively resolved and documented.

The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the stability, security and continuous improvement of our applications.

We automatically analyse security-relevant events to detect and prevent attacks, automated misuse and unauthorised access. This may involve processing suspicious IP addresses, timestamps, the service attacked, recognised attack patterns, technical context data and the resulting blocking decision.

We use CrowdSec for this purpose. Security decisions and related technical indicators may be checked against or transmitted to CrowdSec infrastructure so that known attacks can be detected collaboratively. For contextualised IP addresses processed within the shared network, CrowdSec describes joint controllership with the members of its ecosystem; we decide whether to apply a specific block to our systems. An automated block only restricts technical access to our systems and does not produce legal or similarly significant effects.

The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interests are network and information security, protection of customer and company data, and prevention of fraud and misuse. Local events are subject to the periods described in the “Server logs” section. According to CrowdSec, IP addresses involved in an attack are generally retained in full for no more than three months, after which their personal character is progressively reduced.

Further information: CrowdSec Privacy Policy.

We create encrypted backups of production systems to protect against data loss. Backups are transferred to Cloudflare R2 in encrypted form and configured for storage within the EU data jurisdiction. Cloudflare processes the encrypted backup objects as an infrastructure provider and processor.

Backups follow a rolling backup and deletion schedule. When a record is deleted from the primary system, an encrypted copy may remain until the relevant backup expires as scheduled. Restoration takes place only in the event of a technical failure, security incident or necessary data recovery; the regular deletion rules apply again afterwards.

The legal bases are Art. 6(1)(b) and (f) GDPR and, for records subject to statutory retention, Art. 6(1)(c) GDPR. Further information: Cloudflare Privacy Policy.

We operate free-to-use community servers for ARK: Survival Ascended, 7 Days to Die, Minecraft, Hytale and Enshrouded, as well as a private World of Warcraft server. These systems are separated from our business production systems and run on infrastructure provided by ZAP-Hosting.

Depending on the game and platform, use may involve processing your IP address, connection time, platform, account, player and character name or identifier, save data, world and gameplay data, chat messages, technical server and anti-cheat logs, and moderation, warning and ban information.

We process this data to provide the server, save game progress, coordinate multiplayer use, troubleshoot issues, moderate the community, and prevent fraud, cheating, harassment and technical attacks. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR for the requested server service and Art. 6(1)(f) GDPR for security, stability and fair community rules.

Connection and technical security logs are deleted when they are no longer required for operation and protection. Save data generally remains for the active lifetime of the relevant world or participation. Moderation and ban data may be retained for as long as required to enforce a measure, protect the community or defend legal claims. Game and platform providers process data under their own terms when you use their accounts, software or authentication.

Within VICRONIX, access is limited to people who require it for their assigned tasks. Where necessary for the particular activity, external recipients may include hosting and storage providers, communication and support services, video-conferencing providers, security services, tax and legal advisers, payment or billing services, and public authorities where disclosure is legally required.

Service providers are selected carefully and, where they act on our behalf, are bound by contracts under Art. 28 GDPR. Some providers may use technical subprocessors or process individual data outside the European Economic Area. Where no adequacy decision applies, we rely in particular on EU Standard Contractual Clauses and supplementary safeguards. You may request details and copies of available safeguards using the contact information above.

EU-based storage of our core systems therefore does not mean that every technical processing activity associated with every optional communication, security or support feature takes place exclusively within the EU.

Where this notice does not specify a fixed period, we retain personal data only for as long as it is required for the relevant purpose. We then delete or anonymise it unless statutory retention, ongoing contract performance, consent, or the necessary establishment, exercise or defence of legal claims requires further retention.

Our main standard periods are: seven days for ordinary operational logs, 90 days for error data, 30 months for Umami analytics data, six months for Crisp functional cookies, generally six months for operational customer and project data after the contract ends, and six months for applicant data after the recruitment process. Depending on their type, tax and commercial records are commonly retained for six, eight or ten years.

If you apply to work with us, we process the data required to decide whether to establish an employment relationship. This includes in particular your name and contact details, CV, cover letter, references, qualifications and related communication.

The legal basis is Section 26(1) BDSG in conjunction with Art. 6(1)(b) GDPR. If you voluntarily agree to join an applicant pool, the legal basis is Art. 6(1)(a) GDPR; you may withdraw this consent at any time with effect for the future.

After the recruitment process ends, we delete your data no later than six months after notifying you of the decision, unless statutory obligations, legal claims or valid consent to longer retention require otherwise.

Subject to the statutory requirements, you have rights of access, rectification, erasure, restriction of processing and data portability. You may object to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR on grounds relating to your particular situation. You may withdraw consent at any time with effect for the future; this does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal.

To exercise your rights, an informal message to hello@vicronix.de is sufficient. To prevent data from being disclosed or changed for an unauthorised person, we may request reasonable proof of identity.

You also have the right to lodge a complaint with a data-protection supervisory authority. The authority particularly responsible for us is:
Berlin Commissioner for Data Protection and Freedom of Information
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Germany
eMail: mailbox@datenschutz-berlin.de
www.datenschutz-berlin.de

We update this privacy notice when our processing, services or legal requirements change. The current version is always available at this address. We will provide additional notice of material changes where legally required or appropriate to the nature of the change.